| 丁香小妖 |
05-12-14 20:13 |
二、秘书工作机构的职能与工作要求
秘书工作机构的性质
机密性、辅助性、综合性（政策性、原则性、总体性、技术性、事务性、具体性等）、服务性（管理服务、信息服务、生活服务和事务服务）。
秘书工作机构的设置
1、 设置原则：精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大。
2、 采用钝角三角形方式。具有灵活性、自由度大、上下沟通方便。
3、 组织形式：分理制和综理制。中央的秘书机构称“办公厅”，部级机构，采用分理制（下再设秘书局、机要局、信访局等）；省级的称“办公厅”，厅局级机构，下设秘书处、机要处、信息处等；省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的称“办公室”，前三为处级，县为科级，乡镇为股级。综理制适用市县政协和大多数的企事业单位，下不再设部门，由办公厅、室统一或分派人员办理。有些办公室不属于秘书机构，是直属部门如国务院台湾事务办公室。社会团体的直接命名为秘书处，采用综理制。
秘书工作机构的职能
助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能、公关职能。
秘书工作机构的工作要求
明确职责、全线、目标和任务；制定秘书工作的各项制度和标准；分清主次、有条不紊；科学的安排工作程序；准确细致，切实无误；迅速果断，讲求时效；忠于职守，安于职分；加强教育、管理，不断提高素质和能力。
秘书部门和人员管理
1、 内容和要求
a) 机构与部门职责。“确定分工职责，使每个部门各司其职，各尽其责”。
b) 秘书岗位责任制。必须与岗位目标管理、考核制度、奖惩制度科学结合起来，形成完整、有效的竞争机制和激励机制，保证各项工作的高效率和高质量。
c) 工作程序和方法。标准化、统一化、规范化、最后形成规章和制度。
d) 信息系统，实施政务信息化、试行区域电子邮件网络办公，从收文、登记、拟办、传阅、批示、草拟到签发，各个环节通过电脑网络。
e) 办公自动化。涉及人、信息、科学的工作程序和先进的办公设备。
2、 秘书人员的自我管理
工作管理（明确的工作计划、区分轻重缓急决定工作次序、有条理进行）、行为管理（谦虚谨慎、言辞简要清晰、语气温和明朗）、时间管理和办公环境管理。
三、秘书的社会活动与人际关系
秘书的社会活动
1、 特点：以整个社会为背景，充分社会化，活动的目的、方式明显复杂化和多样化。
2、 社会活动对秘书的要求：①被动性,必须根据上司的指示进行。②活动方式、过程、结果 取决于秘书主观能动性。③要有开放型、全方位活动的心理准备，更要有进行各种性质的社会活动的能力。
秘书的社会地位
社会地位分先赋地位和后成地位。特点是：秘书不构成任何阶级或阶层；先赋地位明显有依附性；承认职业、职位的从属性外，更要重视后成地位。
秘书的角色意识
共性和个性意识；角色组合；配角意识与主角意识（基本的配角意识和有条件的主角意识，关键是自己的价值取向）。
秘书人际关系的内容与方式
1、 涵义与内容。秘书人际关系涵义是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系，是一种社会性、职业性的关系，被称为“业缘关系”。内容主要是通过人们在社会活动中的行为交往、语言交流等方式，达到彼此了解、融洽，在各种社会活动中互相合作、帮助和促进。
2、 影响因素。距离的远近、交往的频率、态度的相似性、需要的互补性、情景因素和中介因素。
3、 障碍。心理、语言、地位、物理障碍。
4、 方式：语言、体态或身势、物质（礼尚往来）。
5、 自主性和适应性。
秘书人际关系的准则
尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容与体谅、公允
秘书的公关礼仪
服装整洁、修饰得体、表情自然、面带真诚微笑、举止文雅；与人交谈，用语得体、口齿清晰、语气温和；与客人见面应抢上一步，颔首、微笑，主动伸手、问好，以示敬意，握手真诚注视对方，稍稍用力，与异性握手不宜鲁莽，应让对方主动提出；送名片双手递上，文字正向对方；自我介绍简明扼要，姓名、单位、职务即可；为别人介绍，先客人后主人，先女士后男士，先年龄、地位高者后低者。 |
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