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[工作交流] 口头汇报工作,要注意这些技巧

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发表于 17-3-15 09:57 | 显示全部楼层 |阅读模式
     在公务活动中,口头汇报是公务人员将有关的工作资讯经过分析、研究、总结后向上级或全体下级及时、准确的进行面对面的、座谈式的告之、沟通或切磋的必要环节。汇报和接受汇报的双方以礼相待、遵守程序并执行礼仪,对于个人而言,是上下级双方增进了解的良好机会,有利于上级在下级面前树立威信,下级在上级面前展示口才、能力和形象。对于工作而言,可以上情下达或下情上通,掌握工作进展、解决困难和问题,为上级决策指导和下级跟进执行提供依据。
   
     一、周密的准备
     凡事预则立,不预则废。在汇报前,汇报双方应有的放矢地做好必要的礼仪性准备。
    (一)时机。例行汇报需按部就班,特殊汇报应力求短小精炼。确定汇报时间应事先征求上级的意见,并预估和遵守时间。汇报的时间不宜过长,以免耗费不必要的精力。用餐、休息、休假时不宜汇报工作,对方忙于其他事务时应避免打断。
    (二)地点。由上级屈就下级来听取汇报是不礼貌的行为,因此,汇报的地点一般由上级确定,下级不宜擅自决定。常设在会议室、办公室等正式场合,不宜在餐厅、走廊、电梯或嘈杂的场所汇报要事,不宜公开的事情应回避众人。汇报场所应整洁干净,桌椅座位按照会议中的位次进行摆放,准备必要的茶具、纸笔、材料等用具和设备。
    (三)主题。主题要鲜明,不易太多,防止内容分散、主次不分、劳而无功。要提前确定汇报的主题,以便围绕具体的内容来搜集材料、梳理思路。应站在对方的角度来设想可能提出的问题和质疑,抓住中心,列好提纲,力争做到内容翔实而不空洞。

     二、谦恭的态度
     态度决定人的内心情绪和行为表现。汇报和接受汇报的双方愉快的合作和融洽的气氛会激发参与的热情、提高工作效率、促进工作的顺利开展。
   (一)谦恭。尊敬是礼仪的根本原则。汇报中,无论对方的态度怎样,都应将尊重对方放在第一位,汇报者和汇报对象任何一方的傲慢、责难、逞强都是失敬之举。汇报者应谦虚谨慎、沉稳冷静、不骄不躁,不要抬高自己打击别人,不要面露愠色、恼羞成怒、使人难堪。听取汇报时应认真严肃、殷切谦和、平易近人、专心致志,不宜随时发火、喜怒无常、冷淡无情。
   (二)诚实。实事求是、客观公正。下级不能在上级面前打同级的小报告,要老老实实、诚心诚意地还原工作的原貌,不能为了图表扬怕批评而好大喜功或专讲上级爱听的话。同样,上级将工作情况切切实实地向大家交待会赢得下级的体谅与支持。

    三、翔实的内容
    为了使对方了解情况、通晓过程,内容的翔实是汇报的重要因素。
    (一)精炼。汇报伊始,可首先进行简短的礼貌性寒暄,对领导的帮助和信任表示感谢,对他人的付出和努力给予认可,对自身的不足表达歉意等,以使汇报有良好的开端。汇报过程中,对事情的发展背景和过程不宜讲得太细,成绩不必过多渲染,问题和解决方案应重点分析;内容应突出中心、择其要点、结构鲜明、精炼概括;论证说明要逻辑严密,论证充分。汇报结束,可诚恳地请求批评指正。
   (二)准确。汇报的材料要真实准确。弄虚作假、请功摆好、欺骗隐瞒是对上级和群众的最大不敬。汇报的具体内容要客观、公正、确切,不对材料和事实进行修饰和加工,不拔高成绩、不掩饰过错,对时间、地点、人员、数据等描述准确,对事情的发展过程和例证要交待明白,不讲套话、假话、空话、废话。

    四、得体的形象
    有了思想和内容上的礼貌性准备,汇报过程中就要注意和把握好行为规范中的诸多礼节性细节与技巧。
    (一)着装和仪表。正式的汇报应着正装且仪表整洁,以给人精神振奋、精明干练、端庄大方之感。不可穿得过于随意与邋遢,否则过于懒散、放松的气质会使汇报的气氛过于松散、懈怠,降低汇报质效。汇报双方要多注视、常微笑,不时地互换交流理解、鼓励、友好、热情的眼神和表情,通过态度、表情、眼神、语气等以示对汇报的浓厚兴趣和积极态度。
    (二)倾听和言辞。汇报中贵在洗耳恭听,尤其是不顺耳的话也要听得进去。认真听、认真记、认真分析,不随便打断对方的思路,不追问对方的疏漏。可以委婉地启发和提示,使切入的话题变得流利、顺畅;也可以及时肯定和鼓励,使汇报富有建设性并趋同一致。对汇报人的谈话应尽量给予当场答复或适时的回应。汇报者要吐字清晰、语气和语调温和、声音大小恰当适中,多使用敬语、雅语和谦语。谈成绩时忌趾高气扬,谈缺点时忌闪烁其词,激动时忌粗门大嗓,求证时忌支吾敷衍,辩论时忌争吵冲撞。
    (三)举止和行为。汇报时的体态要文雅大方、彬彬有礼。诚惶诚恐、腼腆木讷、面红耳赤、撅嘴皱眉、闭目养神、手势夸张、语无伦次、走调失声等都影响汇报和听取的质效。受邀时,应听从安排、讲究次序、保守秘密;欢迎时,应主动让座、整理材料、端茶倒水;交流时,应身体前倾、点头示意、掌心指引;告别时,应感谢赐教、诚恳挽留、期待祝愿。综上所述,口头汇报是一种经常性的沟通协调、统一思想的工作模式,只有遵守规范和礼仪秩序才能充分发挥其促进和推动工作的作用。
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