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[原创经验] 从“一次外出考察洽谈”,聊聊计划组组织协调的那些“亮点”

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发表于 16-12-22 23:00 | |阅读模式
12月9日早晨刚上班,接到了综合处的任务,12月14日上午9点要到重庆(假设地点)参加一个交流洽谈会,主要任务是宣传推介自己的单位,同时开展招商引资工作,单位一把手(正处)、一位副局长(副处)、一位科长(正科),当然,还有一个当事人,就是我啦,一行4人共同前往,由我负责做好服务准备工作。
其实,这是一项工作任务,同时,也是一道面试题,大家会怎么筹备呢?有的人一定说啦,先确定时间,订票、定酒店啊,万一时间晚了订不上怎么办!好!10个人有10个人会想到这个!还有呢?没有然后了,有的人就说,要注意安全了,要做好方案报领导审批了,要注意时间,合理安排行程,要及时总结经验了之类吧啦吧啦的,然后,大家10个人有7个人都答的基本一样。为什么呢?因为大家把这当成了一道面试题,而不是一项工作任务。二者有什么区别呢?
面试题的特点是不用实际执行,带来的问题就是无法用实践检验我们的答题是否可行。而工作任务直接面临的是执行到位,不能纸上谈兵,想想赵括,当时是怎么卖弄嘴皮子的,让多少将士冤屈而死、血流成河啊!如果让他去面试,绝对是个垫底儿的货!如果我们能把每一道计划组织协调题目当成一项工作任务来对待,相信每个人都有的说,而且三五分钟绝对说不完,越进入情境,“亮点”就越多。
来看看这道“题目”吧,我们一个信息点、一个信息点的分析。首先,12月9日是周五,也就是说,第二天过周末了!开心死!是不是各种的逛吃、逛吃、逛吃、计划!所以啊,下班前一定要拿出初稿报给领导看,我们过周末,领导当然也要过周末了!所以,大家齐心协力把工作往前赶喽,今日事今日毕嘛!
初稿包括什么呢?
第一,要确定出行时间,去待几天。因为参会时间是14日上午,从山东到重庆有好长一段距离,14日到肯定是不行啦,至少要13日出发。然后,这个时间也有讲究啦,是飞呢,还是跑呢?有的领导喜欢灰机,有的领导喜欢火车,个人喜好,所以,要多拿几套方案,当然,山东到重庆,火车可能性不大。出发时间、方式、到达时间都有了,然后到达时间也基本有了,接着就要考虑酒店的问题了。
第二,要严格按照八项规定关于差旅消费的相关规定,本着勤俭、务实的原则确定酒店,不能铺张浪费,同时,酒店要尽可能安排在会场附近,以便于参会,并确定好机场(车站)到酒店的路线、时间。这个也要包括在方案里面,要告诉领导,定了什么酒店。然后确定好机场(车站)到酒店的行程安排、大致时间。
第三,我们不能就这么空着两个爪子就去了呀,去干什么了,是吧!单位的宣传册,当地投资指南等等的材料,是不是要带着?别忘了任务,我们是去招商引资的!笔记本电脑是不是要带着?万一需要写个材料什么的呢!(领导最喜欢材料了!这一点真是让我深恶痛绝!)相机是不是要带着?拍个照片,留存档案嘛!况且,说不定还需要对活动进行宣传报道呢!总不能重大活动上,我们拿着个手机到台前咔嚓咔嚓吧?领导一定想杀了你!还不够丢人的!不会用单反的M档,拿着壮壮胆、装装样子也好的是吧。另外,我们是去开会的,会议议程是否需要提前对接会议主办单位?需要有哪些注意事项,是否给我们安排了发言机会,如果安排了,大概多长时间,是用PPT汇报,还是播放宣传片,这些细节都要写到方案里面的,需要领导来定。总不能我们拿着方案去找领导汇报了,领导问:会议需要我们单位发言吗?然后你说:哦,那边没有说。这就是找死的节奏!如果面试有追问环节,考官一定想杀人。所以,这部分就是:提前对接会议组织方,尽量争取发言机会,并按照对方的形式、时间等要求提前准备好宣传片、PPT、讲话稿等相关材料,并按照参会人数准备好足量的宣传资料带到会场
第四,将以上信息汇总整理,形成外出考察方案和预算,报领导审批。这样的方案报上去,领导一定大大的表扬!
第五,好了,方案出了,领导也批了,接下来就是订票了。订票也是有讲究的。题目中的信息,一把手参加,一把手的时间一般很难确定的,而且现在订票都是实名制,一旦他去不了,退票产生的手续费很难入账,不是不能,是比较麻烦,所以,要晚两天。而且,12月不是旅游旺季,机票和酒店都比较好定,这样一个“亮点”不就又出来了吗?可以这样说:因领导时间变动比较大,所以我会等到出发前两天,再与主要领导确认行程信息,如果确实可以参加活动,我多方对比携程、途牛、去哪、京东等的价格,选择最有性价比的机构进行订票以节约开支(是不是跟别人不一样?这就是“亮点”,也说不说亮点,只是比别人可操作性强,而且,实际中我们确实也是这么做的不是?)。另外,因现在是旅游淡季,经询问旅行社等机构,票源比较宽松,出发前两天订票没有问题。(这里,是不是也会显得我们考虑问题比较周全呢?)
第六,所有的出行计划都安排妥当,就等出发了!先别急,4个人一起出发,去机场,怎么去呢?是先到单位,派车统一前往,还是各自前往,到机场会合呢?这个要提前约定好。怎么约定呢?建个微信群呗,这个多方便呀,有什么事情发个微信,大家就都知道啦,提高效率。所以:出发前一天,我会申请建立赴重庆考察微信群,以便于及时发布消息。一是与大家约定好几点在机场集合,题型大家带好身份证件和名片,二是发布重庆天气信息,提醒大家合理增减衣物、携带雨具,并再次检查确认所有需要带的物品都已准备好
第七,万事俱备,只差出发了。到达重庆机场,取完行李(这些就不要说了,太婆婆妈妈),这个时候该干嘛呢?要知道,人家组织会议的,最怕的就是给预留了位子,到最后空了场,所以,大家互相体谅,到了之后跟人家说一声,也是处于礼节,是吧。另外,也是提醒办会方,我们大老远的来参会了,一定记得给我们留位子呀!不要让我们领导没地儿坐。接着就是入住酒店了,入住之后呢?亲,你是不是终于可以松口气了,可以歇歇了,参会嘛,总是没有那么累的!别高兴太早,还有事呢!
第八,我们到重庆来参会,附带招商引资的任务,领导自然会与他在当地熟悉的企业会谈,我们是不是也应该给领导一些建议,应该见哪些企业机构呢?当然,这个应该是到之前就商定的,总之,不闲着就对了。另外,参会这一块,我们不能开会当天拿着PPT直接上台去讲,或者播放宣传片吧?是不是需要提前去会场调试一下呢?再另外,宣传资料怎么发?总不能开会当天我们自己站门口发吧,好像跟发小广告的似的。言而总之,要跟办会单位沟通好,这就是:到达重庆,办理入住酒店手续之后,一方面,要确定领导的活动行程以便提前安排相关事宜,并在招商引资企业方面给予领导一定建议;另一方面,要及时与办会单位对接,调试好演讲PPT或宣传片,确保正常播放,并请领导提前熟悉,同时请求办会单位协助发放宣传资料,比如可放在会议统一发放的手提袋内(这一点是不是很多人想不到呢?或者知道有这个事儿,但没有留意或者认真思考过,用不到考试中)。
第九,会议进行时,我们是不是要提醒作报告的领导,他是第几个讲,讲多长时间呢?是不是该准备好我们的单反,拍摄会场照片,尤其是领导作报告时的照片?万事俱备,这部分就比较简单,按照会议流程跟着走就对了:会议进行过程中,要注意留存会场主背景以及领导做报告时的影像资料,以便后期进行宣传报道,同时,快到领导发言时要及时提醒,并对会议中的重要信息做好详细记录
第十,好了,接着就到了大家最擅长的部分了,会议结束,总结经验!我自己看到这四个字都想吐了,更别提考官。可是又不得不说,因为这是政府机关的一贯作风,任何事情都要总结经验,怎么变点花样呢?比如:会议结束后,我会及时与领导确认返程时间并定好机票、安排车辆。同时,按照基本情况、取得成果、存在不足、下步打算四个部分撰写总结报告,以便对下步工作提供建议和帮助,并撰写新闻信息,对对接洽谈活动进行宣传报道,以提升我单位的知名度和影响力。
这样,一个完整的外出考察活动筹备方案就跟大家聊完了,可能面试中没有时间答这么多要点,但这其中必定有大家最擅长的部分。面试其实就是一个扬长避短的东西,把最擅长的部分分层展开说,其他部分一点带过,有详有略,详略得当,这样就很完美了。
啰里啰嗦了上面一堆,其实就是我自己这次外出的总结和思考,没有查阅网上的资料和抄袭别人的答案,咱怎么做的就怎么说,实事求是一直是我党的优良传统不是吗?
可能上面的这些所谓“亮点”并不通用,但方法却放之四海而皆准。我最喜欢的是授之以渔,大家最喜欢的也是自己动脑、自力更生,对吧?总而言之,在日常工作中,要当一个有心人,多总结、多思考、多积累,多写、多说、多练,不仅仅是面试,包括遴选和申论,一定能够取得好成绩!

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发表于 16-12-26 15:25 |
楼主厉害
发表于 16-12-26 17:42 |
牛 一道题都能说半小时了
发表于 17-2-13 16:18 |
学习了,楼主再接再厉,多发类似的文字
发表于 17-2-15 15:44 [发自手机] |
厉害!学习了,!
发表于 17-2-16 14:58 |
牛逼
发表于 17-2-18 19:59 [发自手机] |
高手
发表于 17-6-1 16:09 |
真厉害!!!

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